مدیریت پروژه GIS

همانطور که در پست‌های قبلی تحت عنوان “اصول نقشه‌برداری” اشاره شد، این پست با گذر از جنبه‌های فنی یک سیستم اطلاعات جغرافیایی (GIS) و مهارت‌های هنری مورد نیاز نقشه‌سازان، به معرفی راه‌حل‌های مؤثر مدیریت پروژه GIS می‌پردازد که معمولاً در محیط‌های کاری مدرن ایجاد می‌شوند. کاربران GIS معمولاً حرفه خود را با انجام وظایف ابتدایی مانند دیجیتالی کردن مجموعه داده‌های آنالوگ یا بررسی خطاها در فایل‌های فراداده حجیم آغاز می‌کنند. با این حال، نقشه‌نگاران ماهر به سرعت از طریق مراحل مختلف پیشرفت کرده و احتمالاً به سمت پست‌های مدیریتی ارتقا می‌یابند. در این مقطع، آن‌ها مسئولیت مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط با کسب‌وکار، از جمله نظارت بر گروه‌های کاری، تعامل با مشتریان، ایجاد بودجه و مدیریت گردش کار را بر عهده خواهند داشت. همانطور که GIS در دنیای تجارت امروز به طور فزاینده‌ای گسترش می‌یابد، نقشه‌نگاران باید مهارت‌های لازم برای مدیریت پروژه‌های GIS را به‌طور مؤثر آموخته و استراتژی‌های کاری کارآمد را برای به حداقل رساندن ضایعات توسعه دهند. همچنین، با پیچیده‌تر و بلندپروازانه‌تر شدن پروژه‌های GIS، مدیران پروژه‌های GIS باید برای مواجهه با چالش‌های حرفه‌ای در آینده، مهارت‌های مدیریتی خود را تقویت کنند.

 مبانی مدیریت پروژه

هدف یادگیری

مدیریت پروژه، به‌ویژه در زمینه سیستم‌های اطلاعات جغرافیایی (GIS)، یک حوزه حرفه‌ای پیچیده و در حال رشد است که نیازمند دانش تخصصی و مهارت‌های متنوع است. این حوزه فراتر از تصورات ساده‌ای مانند پوسترهای انگیزشی با تصاویر چتربازان یا مناظر زیبا است. مدیریت مؤثر پروژه‌های GIS مستلزم درک عمیق از جنبه‌های فنی، برنامه‌ریزی استراتژیک، نظارت بر تیم‌ها، تعامل با مشتریان و مدیریت منابع است. این مهارت‌ها به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به‌صورت کارآمد و با کیفیت بالا به انجام برسانند.

شکل ۱۰٫۱

مدیریت پروژه، به‌عنوان یک حرفه نسبتاً جدید، به سرعت در حال رشد است تا با پیچیدگی‌های بازار کار همگام شود. برخی ممکن است آن را با ارسال آثار هنری کلیشه‌ای که دیوارهای دفاتر مرکزی شرکت‌ها را در سراسر کشور می‌پوشاند، مانند پوسترهایی با عنوان «کار تیمی» یا تصاویر مناظر با عنوان «انگیزه»، مرتبط بدانند. اما واقعیت این است که مدیریت پروژه یک کار پیچیده است که نیازمند دانش گسترده و مهارت‌های متنوع است.

مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) مدیریت پروژه را به‌عنوان «به‌کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در فعالیت‌های پروژه به‌منظور برآورده کردن یا فراتر از نیازها و انتظارات ذینفعان» تعریف می‌کند.

برای کمک به درک و اجرای مدیریت پروژه، PMI کتابی با عنوان «راهنمای مجموعه دانش مدیریت پروژه» (PMBOK Guide) منتشر کرده است که به‌عنوان مرجعی جامع برای اصول، مفاهیم و بهترین شیوه‌های مدیریت پروژه شناخته می‌شود.

در یک پروژه، ذینفعان اصلی شامل مدیر پروژه، تیم پروژه، حامی/مشتری و مشتری/کاربر نهایی هستند. مدیر پروژه مسئول شناسایی و حل مشکلات، مسائل و سوالات بالقوه است. پروژه‌های GIS به دلیل ذخیره‌سازی، یکپارچگی و الزامات عملکردی بزرگ مرتبط با این زمینه خاص، چالش‌برانگیز هستند و در مقایسه با پروژه‌های استاندارد فناوری اطلاعات، سطح ریسک بالاتری دارند.

مدیریت پروژه یک تلاش یکپارچه است که در آن تمام اجزای پروژه باید به‌درستی هماهنگ شوند تا کار به‌موقع تکمیل شود. شکست در هر بخش از جدول زمانی پروژه می‌تواند منجر به تأخیر یا شکست کامل اهداف پروژه شود. برای انجام این وظیفه، پنج گروه فرآیند و نه حوزه دانش مدیریت پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه توسعه یافته‌اند.

گروه های فرآیند PMBOK

پنج گروه فرآیند مدیریت پروژه که در اینجا توضیح داده شده‌اند، به‌طور جداگانه مورد بررسی قرار گرفته‌اند، اما باید توجه داشت که این گروه‌ها معمولاً درجه‌ای از همپوشانی با یکدیگر دارند.

گروه فرآیند «شروع»، اولین گروه فرآیند، پروژه یا فاز پروژه خاصی را تعریف کرده و مجوز می‌دهد. در این مرحله، محدوده، منابع موجود، قابل تحویل‌ها، زمان‌بندی و اهداف مشخص می‌شود. این مرحله معمولاً تحت کنترل تیم مدیریت پروژه نیست و به همین دلیل به تأیید یک حامی/مشتری سطح بالا نیاز دارد. این تأیید در قالب منشور پروژه به مدیر پروژه ارائه می‌شود که اختیار استفاده از منابع سازمانی برای رسیدگی به مسائل مربوطه را دارد.

گروه فرآیند «برنامه‌ریزی»، روش‌های انجام یک مرحله تازه آغاز شده از پروژه را تعیین می‌کند. این گروه بر تعریف محدوده پروژه، جمع‌آوری اطلاعات، بررسی منابع موجود، شناسایی و تجزیه و تحلیل ریسک‌های بالقوه، توسعه یک برنامه مدیریتی، و برآورد جدول زمانی و هزینه‌ها تمرکز دارد. از آنجا که همه ذینفعان باید در گروه فرآیند برنامه‌ریزی مشارکت کنند تا بازخورد جامع و مناسبی دریافت شود، فرآیند برنامه‌ریزی خود نیز تکراری است. به این معنا که هر مرحله برنامه‌ریزی ممکن است بر تصمیمات قبلی تأثیر مثبت یا منفی بگذارد. در صورتی که نیاز به تغییرات در این مراحل وجود داشته باشد، مدیر پروژه باید اجزای طرح را دوباره بررسی کرده و فعالیت‌های منسوخ شده را به‌روزرسانی کند. این روش تکراری «برنامه‌ریزی موج غلتشی» نامیده می‌شود.

گروه فرآیند «اجرا» فرآیندهایی را توصیف می‌کند که برای انجام وظایف مشخص‌شده در گروه فرآیند برنامه‌ریزی به‌کار گرفته می‌شوند. فعالیت‌های رایج در این گروه شامل هدایت اجرای پروژه، جذب و توسعه تیم پروژه، انجام تضمین کیفیت، و توزیع اطلاعات به ذینفعان است. گروه فرآیند اجرا، مشابه گروه فرآیند برنامه‌ریزی، به‌دلیل نوسانات در مشخصات پروژه (مانند جدول زمانی، بهره‌وری، و ریسک‌های پیش‌بینی نشده) اغلب تکراری است و ممکن است نیاز به ارزیابی مجدد در طول چرخه عمر پروژه داشته باشد.

گروه فرآیند «نظارت و کنترل» برای پیگیری پروژه، شناسایی مشکلات بالقوه و اصلاح آن‌ها به‌کار می‌رود. این فرآیندها همزمان با تمام گروه‌های فرآیند دیگر اجرا می‌شوند و بنابراین کل چرخه عمر پروژه را پوشش می‌دهند. این گروه فرآیند تمام تغییرات پیشنهادی در پروژه را بررسی کرده و فقط تغییراتی را تأیید می‌کند که بر اهداف کلی و اعلام‌شده پروژه تأثیر نگذارند. برخی از فعالیت‌هایی که این گروه فرآیند نظارت و کنترل می‌کند شامل محدوده پروژه، زمان‌بندی، هزینه‌ها، کیفیت خروجی، گزارش‌ها، ریسک و تعاملات ذینفعان است.

در نهایت، گروه فرآیند «بسته‌شدن» تمامی اقدامات و فعالیت‌های انجام‌شده در طول چهار گروه فرآیند قبلی را خاتمه می‌دهد. این گروه شامل واگذاری تمام کالاهای تحویلی به گیرندگان مناسب و تکمیل رسمی قراردادها با حامی/مشتری است. همچنین، این گروه برای اطلاع‌رسانی به حامی/مشتری مبنی بر اینکه هیچ هزینه‌ای دیگر دریافت نخواهد شد، ضروری است تا آن‌ها بتوانند کارکنان پروژه و منابع سازمانی را در صورت نیاز مجدداً تخصیص دهند.

حوزه های دانش مدیریت پروژه PMBOK

هر یک از پنج گروه فرآیند ذکر شده، برای استفاده با نه حوزه دانش مختلف در دسترس است. این حوزه‌های دانش شامل موضوعاتی هستند که مدیران پروژه باید برای تکمیل موفقیت‌آمیز یک پروژه خاص با آن‌ها آشنا باشند. در اینجا شرح مختصری از هر یک از این نه حوزه دانش آورده شده است.

مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه توانایی مدیر پروژه را برای «شناسایی، تعریف، ترکیب، یکپارچه‌سازی و هماهنگی» فعالیت‌های مختلف پروژه در یک کل منسجم توصیف می‌کند (PMBOK 2008). مدیران ارشد پروژه به این نتیجه رسیده‌اند که هیچ راه واحدی برای تکمیل موفقیت‌آمیز این کار وجود ندارد. در حقیقت، هر مدیر باید مهارت‌ها، تکنیک‌ها و دانش خاص خود را برای انجام این وظیفه به کار گیرد. این حوزه دانش تمام پنج گروه فرآیند PMBOK را در بر می‌گیرد.

مدیریت محدوده پروژه به این موضوع پرداخته که نه تنها چه اقداماتی برای تکمیل پروژه لازم است، بلکه چه فعالیت‌هایی باید از پروژه حذف شوند. تعریف محدوده معمولاً از طریق ایجاد یک سند طرح محدوده انجام می‌شود که بین اعضای تیم توزیع می‌شود. این حوزه دانش شامل برنامه‌ریزی و همچنین گروه‌های فرآیند نظارت و کنترل است.

مدیریت زمان پروژه بر اساس این واقعیت است که تمام پروژه‌ها در معرض محدودیت‌های زمانی خاصی قرار دارند. این محدودیت‌ها باید تجزیه و تحلیل شده و یک برنامه کلی برای پروژه باید با توجه به ورودی‌های تمام ذینفعان پروژه ایجاد شود (برای اطلاعات بیشتر به بخش ۱۰٫۲٫۱ «زمان‌بندی» مراجعه کنید). این حوزه دانش شامل برنامه‌ریزی و همچنین گروه‌های فرآیند نظارت و کنترل است.

مدیریت هزینه پروژه نه تنها بر تعیین یک بودجه معقول برای هر کار پروژه، بلکه بر حفظ هزینه‌ها در محدودیت‌های تعیین‌شده تمرکز دارد. مدیریت هزینه پروژه ممکن است بسیار ساده یا پیچیده باشد. برای کار با حامی/مشتری باید دقت خاصی به‌عمل آید زیرا آن‌ها تأمین‌کنندگان اصلی منابع هستند. بنابراین، هرگونه تغییر یا افزایش در هزینه‌ها باید ابتدا از طریق حامی/مشتری بررسی و تأیید شود. این حوزه دانش شامل برنامه‌ریزی و همچنین گروه‌های فرآیند نظارت و کنترل است.

مدیریت کیفیت پروژه استانداردهای کیفیت پروژه را شناسایی کرده و تعیین می‌کند که چگونه بهترین استانداردها را برآورده کند. این شامل برنامه‌ریزی کیفیت، تضمین کیفیت و کنترل کیفیت است. برای اطمینان از مدیریت کیفیت مناسب، مدیر پروژه باید انتظارات دیگر ذینفعان را ارزیابی کرده و به‌طور مستمر بر خروجی‌های مختلف پروژه نظارت کند. این حوزه دانش شامل گروه‌های فرآیند برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت و کنترل است.

مدیریت منابع انسانی پروژه شامل جذب، توسعه، سازماندهی و نظارت بر تمام اعضای تیم است. مدیران باید تلاش کنند تا اعضای تیم را در جنبه‌های مختلف کار درگیر کرده تا نسبت به کار احساس وفاداری کرده و در ایجاد بهترین خروجی ممکن سرمایه‌گذاری کنند. این حوزه دانش شامل گروه‌های فرآیند برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت و کنترل است.

مدیریت ارتباطات پروژه فرآیندهای مورد نیاز برای حفظ ارتباطات باز با ذینفعان پروژه را توصیف می‌کند. این حوزه دانش شامل تعیین اینکه چه کسی باید با چه کسی ارتباط برقرار کند، چگونه ارتباط برقرار می‌شود (ایمیل، گزارش نامه، تلفن و غیره)، دفعات برقراری تماس، موانع موجود در راه ارتباطات و نحوه ردیابی و بایگانی ارتباطات است. این حوزه دانش شامل گروه‌های فرآیند برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت و کنترل است.

مدیریت ریسک پروژه به شناسایی و کاهش ریسک‌های پروژه پرداخته و به تحلیل شدت ریسک، برنامه‌ریزی برای پاسخ به آن‌ها و نظارت بر ریسک‌های شناسایی‌شده مربوط می‌شود. تجزیه و تحلیل ریسک به کاری پیچیده تبدیل شده است زیرا مدیران پروژه باتجربه می‌دانند که «یک اونس پیشگیری، ارزش یک پوند درمان را دارد». مدیریت ریسک شامل همکاری با تمام اعضای تیم برای ارزیابی هر کار و به حداقل رساندن احتمال وقوع آن ریسک در پروژه یا محصول نهایی است. این حوزه دانش شامل برنامه‌ریزی و همچنین گروه‌های فرآیند نظارت و کنترل است.

مدیریت تدارکات پروژه، آخرین حوزه دانش، فرآیندهایی را که طی آن محصولات، خدمات و/یا نتایج از خارج از تیم پروژه به دست می‌آید، مشخص می‌کند. این شامل انتخاب شرکای تجاری، مدیریت قراردادها و بستن قراردادها می‌شود. این قراردادها اسناد قانونی هستند که باید با دقت خوانده و درک شوند تا از بروز هرگونه سوءتفاهم بین طرفین جلوگیری شود. این حوزه دانش شامل گروه‌های فرآیند برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل، و بسته شدن است.

عدم موفقیت پروژه

قانون مورفی در مدیریت پروژه بیان می‌کند که هیچ پروژه بزرگی در زمان مقرر، در چارچوب بودجه و با همان تیمی که آن را آغاز کرده‌اند، تکمیل نمی‌شود؛ بنابراین، انتظار نداشته باشید پروژه شما اولین استثنا باشد. تخمین زده می‌شود که تنها ۱۶ درصد از پروژه‌های فناوری اطلاعات که به‌طور کامل اجرا شده‌اند، به‌موقع و در چارچوب بودجه تکمیل می‌شوند. این پروژه‌های ناموفق منجر به ضرر تخمینی بیش از ۸۱ میلیارد دلار در هر سال می‌شوند. دیوید همیل در مقاله‌ای با عنوان “ماموریت شما، اگر آن را بپذیرید: تعالی مدیریت پروژه” دلایل این شکست‌ها را مورد بحث قرار می‌دهد.

اولین دلیل ذکرشده برای شکست پروژه، برنامه‌ریزی ضعیف است. هر پروژه باید تحت مطالعه امکان‌سنجی قرار گیرد تا هدف پروژه و روش‌های مورد استفاده برای تکمیل آن مشخص شود. مطالعه امکان‌سنجی اساساً برای تعیین اینکه آیا یک پروژه باید “چراغ سبز” داده شود یا خیر، استفاده می‌شود. این مطالعه، رسالت، اهداف، محدوده و محدودیت‌های پروژه را تشریح می‌کند. ممکن است یک پروژه به دلایل مختلفی از جمله سطح غیرقابل قبول ریسک، الزامات نامشخص پروژه، اختلاف‌نظر بین مشتریان در مورد اهداف پروژه، از دست رفتن ذینفعان کلیدی و مسائل سیاسی حل‌نشده، غیرقابل اجرا تلقی شود.

دلیل دوم شکست پروژه، عدم پشتیبانی مدیریت شرکت است. کارکنان و بودجه ناکافی، و همچنین حمایت مالی ضعیف از سوی مشتری، معمولاً منجر به پروژه‌ای با شانس کمی برای موفقیت می‌شود. یکی از مهم‌ترین مراحل در مدیریت یک پروژه، مشخص کردن کدام عضو از تیم مشتری از پروژه شما حمایت می‌کند. این فرد یا گروهی از افراد باید در جریان تمام تصمیمات مهم مربوط به پروژه باشند. اگر قهرمان پروژه مشتری علاقه یا تماس با تلاش را از دست بدهد، شکست دور از دسترس نیست.

سومین علت رایج شکست پروژه، مدیریت ضعیف پروژه است. یک مدیر پروژه سطح بالا علاوه بر اینکه یک مذاکره‌کننده ماهر، ارتباط‌دهنده، حل‌کننده مشکل، برنامه‌ریز و سازمان‌دهنده ماهر است، باید دارای تجربه، تحصیلات و توانایی‌های رهبری باشد. علیرغم این واقعیت که مدیران با این تخصص گسترده هم نادر هستند و هم نگهداری آن‌ها پرهزینه است، فقط یک یا دو پروژه شکست‌خورده طول می‌کشد تا مشتری اهمیت تأمین امنیت فرد مناسب برای شغل مورد نظر را بیاموزد.

علت نهایی شکست پروژه، عدم تمرکز مشتری و عدم مشارکت کاربر نهایی است. مشتری باید در تمام مراحل چرخه حیات پروژه مشارکت داشته باشد. بیش از یک پروژه GIS تکمیل شده و به مشتری تحویل داده شده است، تنها برای کشف اینکه محصول نهایی نه آن چیزی است که مشتری تصور می‌کرد و نه آن چیزی که مشتری می‌خواست. به همین ترتیب، کاربر نهایی، که ممکن است مشتری باشد یا نباشد، مهم‌ترین شرکت‌کننده در بقای طولانی‌مدت پروژه است. کاربر نهایی باید در تمام مراحل توسعه پروژه شرکت کند. ایجاد یک ابزار GIS فوق‌العاده به احتمال زیاد بلااستفاده خواهد ماند اگر کاربر نهایی بتواند راه‌حل بهتر و/یا مقرون‌به‌صرفه‌تری برای نیازهای خود در جای دیگر بیابد.

خوراکی های کلیدی

مدیران پروژه باید طیف وسیعی از فعالیت ها و اقدامات را برای دستیابی به اهداف کلی پروژه به کار گیرند. این اقدامات به پنج گروه فرآیندی تقسیم می شوند: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن.

فعالیت ها و اقدامات شرح داده شده در این بخش در ۹ حوزه دانش مدیریت اعمال می شود که مدیران باید از آنها آگاه باشند تا اطمینان حاصل شود که تمام اهداف پروژه محقق می شود: مدیریت یکپارچه سازی، مدیریت محدوده، مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت انسانی. مدیریت منابع، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک و مدیریت تدارکات.

پروژه ها ممکن است به دلایل مختلفی شکست بخورند. مدیران موفق از این مشکلات احتمالی آگاه خواهند شد و برای غلبه بر آنها تلاش خواهند کرد.

تمرین

به عنوان یک دانشجو، شما دائماً وظیفه دارید تکالیف کلاس های خود را انجام دهید. یکی از تکالیف اخیر خود را به عنوان پروژه ای در نظر بگیرید که شما به عنوان مدیر پروژه (تکلیف) آن را انجام داده اید. نحوه استفاده از نمونه‌ای از گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه و حوزه‌های دانش را برای تکمیل آن وظیفه محول شده شرح دهید.